_____________________________________________________ 

ПРАВИЛА

ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ

(РЕГИСТРАЦИИ,

ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ)

ОГЛАВЛЕНИЕ

1      Общие положения

2      Порядок регистрации, обработки документов

3      Порядок хранения и архивирования документов. Порядок доступа к архиву

4      Меры противопожарной безопасности

5      Заключительные положения

Регистратор, осуществляющий ведение реестра, несет ответственность за сохранность и конфиденциальность записей в системе ведения реестра, предоставление правильных данных о таких записях, совершение записей о проведенных операциях в системе ведения реестра. В случае неисполнения распоряжения о внесении изменений в реестр владельцев именных ценных бумаг в течение установленного нормативными актами срока, регистратор несет имущественную и юридическую ответственность за ущерб, причиненный в результате неоправданной задержки выполнения распоряжения, или в результате не совершения распоряжения, либо неправомерного отказа в исполнении.

1           Общие положения.

1.1         Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля (регистрации, обработки и хранения входящей документации) (далее – Правила) разработаны в соответствии с требованиями действующих законодательных нормативных актов РФ, регулирующих деятельность регистратора.

1.2         Настоящие Правила определяют общий порядок регистрации, обработки, хранения и архивирования документов в закрытом акционерном обществе «Нормикс» (далее – Регистратор), способы сохранения и восстановления электронных данных, организация системы разграничения доступа и установление паролей, проведение процедур проверки данных, вводимых в систему ведения реестра, а также меры противопожарной безопасности.

1.3         Настоящие Правила должны знать и неукоснительно соблюдать все сотрудники Регистратора.

2           Порядок регистрации, обработки документов.

2.1         Настоящие Правила, включающие в себя систему документооборота и внутреннего контроля, позволяют осуществлять следующие действия:

-        проводить регистрацию всех поступающих документов (распоряжений, запросов, писем и т.п.), с целью осуществления действий, предусмотренных профессиональной деятельностью;

-        хранить, охранять и восстанавливать в случае утраты все данные о зарегистрированных лицах и проведенных операциях по их лицевым счетам в реестре;

-        продолжать деятельность по ведению реестра в случае утраты или искажения данных, составляющих систему ведения реестра. 

2.2         Правила приема документов, поступающих Регистратору, установлены в части II Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденных в ЗАО «Нормикс» (далее – Правила ведения реестра).

2.3         Описание форм внутренних документов Регистратора приведены в п. 2 части I Правил ведения реестра.

2.4         Способы предоставления документов Регистратору установлены п. 1 части III Правил ведения реестра.

2.5         Регистратор проводит операции в реестре в сроки, установленные п. 9 части II Правил ведения реестра.

2.6         Операции Регистратора состоят из следующих технологических стадий:

2.6.1        Прием документов для проведения операции:

-        проверка полномочий лица, предоставившего документы для проведения операции;

-        первичная проверка правильности оформления документов и их соответствие требованиям, установленным  Правилами  ведения реестра;

-        первичная проверка комплектности документов, предоставленных для проведения операции;

-        регистрация полученных документов в журнале учета входящих документов;

-        выдача акта приема-передачи документов;

2.6.1.1       Все поступающие Регистратору документы подлежат регистрации в Журнале учета входящих документов. Каждому поступающему документу присваивается свой уникальный номер, который проставляется на бумажном оригинале документа.

2.6.1.2        В журнале учета входящих документов не регистрируются:

-        приказы, распоряжения, положения, инструкции, бухгалтерские документы, рекламные обращения и т.п.;

-        служебные документы, составленные для временного пользования (справки, планы, расписания и т.п.), которые уничтожаются по прошествии времени пользования.

2.6.1.3       Факт приема документов подтверждается актом приема-передачи с перечнем всех принятых документов, выдаваемым сотрудником Регистратора, который содержит отметку о дате приема, Ф.И.О., подпись уполномоченного лица и печать Регистратора.

2.6.2        Экспертиза полученных документов:

-        проверка полномочий лица, подписавшего распоряжение;

-        сверка подлинности подписи лица, подписавшего распоряжение;

-        проверка документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра;

-        сверка данных, содержащихся в распоряжении, с данными, имеющимися у Регистратора;

-        передача документов на исполнение или формирование отказа в проведении операции в случаях, предусмотренных п. 25 Правил ведения реестра

2.6.3        Контроль и исполнение:

-        внутренний контроль ввода данных, правомерности исполнения распоряжений;

-        исполнение поручений – внесение записи в реестр или формирование информации из реестра, или отказа в проведении операции с одновременным отражением данных в журналах, лицевых счетах системы ведения реестра. 

2.6.3.1       При необходимости проводится дополнительная сверка, в том числе сверка реквизитов нового владельца с реквизитами зарегистрированных лиц, имеющимися в Реестре, в целях исключения открытия второго счета определенного типа на одно и тоже лицо.

2.6.3.2       Ответы на нестандартные запросы выдаются в произвольной форме, в зависимости от запрашиваемой информации.

2.6.3.3       Запрашиваемые обратившимся лицом результаты исполнения распоряжений помещаются в картотеку для последующей выдачи с проставлением отметки о выдаче на оригинале распоряжения или направляются почтой.

2.6.4        Передача исполненных документов на хранение:

-        архивирование документов (при условии наличия оригинала документа).

2.7         Проверка исполненных распоряжений осуществляется выборочно и заключается в следующем:

-        подведение баланса созданных и исполненных распоряжений;

-        проверка соответствия записи в Регистрационном журнале данным документа, на основании которого была внесена запись в реестр, а также установленных Правилами ведения реестра сроков исполнения операций. 

2.8         Ежедневно осуществляется сверка количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, лицевом счете эмитента, эмиссионном счете эмитента. Также данная сверка осуществляется при составлении списка зарегистрированных лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и на получение доходов по ценным бумагам.

2.9         Сотрудник Регистратора обязан проставлять служебные отметки согласно количеству технологических стадий исполнения операций.

3           Порядок хранения и архивирования документов. Порядок доступа к архиву.

3.1         Для хранения документов, составляющих систему документооборота Регистратора, используется специальная система хранения – архив, оборудованная в соответствии с требованиями п 5.3 Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного Постановлением ФКЦБ от 02.10.1997 № 27.

3.2         Помещение, где расположен архив оборудовано противопожарным оборудованием и пожарной сигнализацией, защищено от повреждения водой и от воздействия других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

3.3         Доступ к архиву строго ограничен.

3.4         Допуск в архив осуществляется на основании утвержденного в установленном порядке перечня лиц, имеющих право доступа в архив.

3.5         После обработки документы помещаются на хранение в архив.

3.6         Архивирование документов производится при условии наличия оригинала документа.  

3.7         Распределение (раскладка) документов по типу хранения производится по мере поступления отработанных документов, не позднее 2-х дней. Накапливание и длительное хранение не разложенных документов не допускается.

3.7.1        На документе проставляется отметка о приеме в архив.

3.8         Архив хранимой документации состоит из трех основных  частей:

3.8.1        Архив информации об эмитентах и выпусках ценных бумаг:

-          анкета эмитента;

-          список лиц, уполномоченных отдавать распоряжения и получать информацию от имени эмитента с образцами подписей;

-          копии учредительных документов эмитента;

-          копии проспектов эмиссий ценных бумаг (плана приватизации);

-          копии уведомлений о регистрации выпусков ценных бумаг;

-          открытая информация о деятельности эмитента (решения общих собраний акционеров, годовые бухгалтерские балансы, сведения о лицах, входящих в совет директоров эмитента).

3.8.2        Архив анкет зарегистрированных лиц:

-           анкеты зарегистрированных лиц с образцами подписей (отдельно для юридических и физических лиц);

-           комплекты документов, предоставленные зарегистрированными юридическими лицами при открытии лицевого счета или вследствие произошедших изменений.

3.8.3        Архив принятых распоряжений.

3.9         Документы, являющиеся основаниями для внесения записей в реестр, хранятся в Архиве не менее 3-х лет с момента их поступления. Анкеты зарегистрированных лиц хранятся в архиве не менее 3-х лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.

4           Меры противопожарной безопасности.

4.1         Регистратор осуществляет свою деятельность в отдельном помещении, где предусмотрена специальная система хранения документов (архив), поступивших Регистратору.

4.2         Доступ в каждое из вышеперечисленных помещений имеет ограниченный круг лиц, в зависимости от выполняемых производственных функций, определяемых должностными полномочиями.

4.3         В помещениях функционирует централизованная подача кондиционированного воздуха, установлены  детекторы дыма, пожарная сигнализация. Дополнительно, в качестве мер противопожарной безопасности архивные рабочие места оснащены ручными средствами пожаротушения (углекислотными огнетушителями).

4.4         В помещениях Регистратора должно находиться необходимое количество исправных средств пожаротушения. Подходы к средствам пожаротушения, коридоры, запасные выходы в помещении офиса должны быть постоянно свободны и не загромождаться мебелью.

4.5         Все сотрудники Регистратора обязаны знать и выполнять требования противопожарной безопасности, уметь обращаться со средствами пожаротушения.

4.6         Курение разрешается только в специально отведенных местах, безопасных в противопожарном отношении, и оборудованных вытяжной вентиляцией.

4.7         Сотрудник Регистратора должен знать свои действия при возникновении пожара, расположение средств пожаротушения, маршруты эвакуации людей.

4.8         Сотруднику Регистратора запрещается:

-        курить в необорудованных для этой цели помещениях;

-        оставлять без присмотра включенные в электросеть электроприборы;

-        пользоваться неисправными электроприборами, электровыключателями, проводкой с поврежденной изоляцией;

-        приносить и хранить в помещениях Регистратора взрывчатые и легковоспламеняющиеся вещества и материалы.

4.9          За организацию и состояние противопожарной безопасности Регистратора отвечает руководитель Регистратора.

5           Заключительные положения.

В Регистраторе разработаны и утверждены должностные инструкции сотрудников структурных подразделений, предусматривающие функции и ответственность должностных лиц.